Neues Gesetz zu Geschäftsbriefen

Ein Großteil der Geschäftskorrespondenz wird heute über E-Mails erledigt. Die zunächst nur lockere Kommunikationsform wird nun offiziell: Für E-Mails an Geschäftspartner, Kunden und Auftraggeber gelten seit dem 1. Januar die gleichen Regeln wie für die Briefe auf Papier! In E-Mails, die als Geschäftsbriefe an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, (z.B. Angebote, Rechnungen, Quittungen, aber nicht allgemeine Rundschreiben) müssen ab sofort dieselben Angaben enthalten sein wie auf Schreiben in Papierform. Immer angegeben werden müssen in einer gewerblichen E-Mail die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. Bei einer GmbH sind zusätzlich alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.

Das Gesetz verlangt die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das Impressum der Webseite des Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, auch wenn jeder Empfänger einer E-Mail über einen Internetzugang verfügen dürfte.

Verstöße gegen die Nichtbeachtung der neuen Pflichtangaben bei gewerblichen E-Mails können ein Zwangsgeld nach sich ziehen! Daneben besteht auch die Gefahr einer kostenpflichtigen Abmahnung durch Wettbewerber.

Eingetragen am 15.02.2007
Quelle: Börsenverein des Deutschen Buchhandels